POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. PRESENTACIÓN

NATALIA FRANCO, con teléfono No 3148327140 y correo electrónico consultora@nataliafranco.com.co, como responsable y encargado del tratamiento, almacenamiento y supresión final de datos personales, informa que:

La recolección de datos personales y el tratamiento de los mismos, que realiza NATALIA FRANCO, se hace de forma responsable y en protección a los derechos fundamentales de buen nombre, intimidad y habeas data y datos personales; conforme con las normas, procedimientos e instructivos adaptados por NATALIA FRANCO, así como también conforme al mandato constitucional, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas vigentes sobre la materia.

NATALIA FRANCO desde su creación ha recolectado, almacenado y utilizado información con datos personales y por su naturaleza desea continuar con dichos tratamientos a futuro. Para ello y para realizar el manejo adecuado que dispone la ley, ha definido la siguiente política, disponible para toda la comunidad interna y externa.

Para ello, NATALIA FRANCO requiere obtener la autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria y debidamente informada, los usuarios, clientes, proveedores, empleados y sus familias, contratistas y sus familias, cualquier persona, permitan a NATALIA FRANCO recolectar, recaudar, almacenar, usar, procesar, compilar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos personales sean privados, semiprivados y/o sensibles, que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta NATALIA FRANCO.

El tratamiento al cual estarán sometidos los datos personales suministrados en virtud de su relación contractual o convencional con NATALIA FRANCO son: recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, transferir, transmitir, divulgar, actualizar y/o disponer de los datos que usted como titular nos suministre para ser incorporados en las distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos o manuales de todo tipo con que cuenta NATALIA FRANCO. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias y que faculta la actividad de NATALIA FRANCO de forma directa o a través deterceros, según lo demande el tratamiento de datos.

El tratamiento de datos personales sensibles y de menores o adolescentes por parte de NATALIA FRANCO es facultativo y a la vez otorgar respuesta a cualquier pregunta al respecto y, deproceder, se asegurará el respeto a los derechos fundamentales y buscará evitar cualquier menoscabo a los mismos.

• GENERALIDADES

Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán por parte de NATALIA FRANCO dentro de todas y cada una de sus dependencias, tanto en su sede principal como en el establecimiento de comercio LOGIK GESTIÓN DE INFORMACIÓN como en todas las sedes que en un futuro se puedan establecer, por parte de los responsables del Tratamiento de los Datos Personales y de eventuales encargados que de una u otra manera realicen tratamiento de datos personales que NATALIA FRANCO recolecte en cumplimiento a su objeto social.

En consecuencia, este documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de NATALIA FRANCO, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en este se describen los mecanismos por medio de los cuales NATALIA FRANCO garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, permitiendo a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data y Protección de Datos Personales.

• NORMATIVIDAD APLICABLE

Los aspectos más importantes para tener en cuenta, según las leyes de protección de datos en Colombia son: La ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 del 27 junio de 2013, el Decreto 886 de 2014 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen las cuales deben ser aplicadas en NATALIA FRANCO.

• OBJETIVOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de NATALIA FRANCO, o cuyo tratamiento ha sido encargado a la misma, en desarrollo y cumplimiento de su objeto social, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (Derecho a la intimidad) y 20 (Derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.

• A QUIÉN SE DIRIGE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La presente Política está dirigida a todos los que tengan o hayan tenido alguna relación con NATALIA FRANCO, a saber, empleados – exempleados y sus familias, proveedores, socios, clientes tanto activos como inactivos, aliados estratégicos, expositores, participantes de eventos de NATALIA FRANCO, contratistas, visitantes, y estos no se limitan en la numeración, sino que aplica a cualquier tercero cuyos datos personales se encuentran incluidos en las bases de datos de NATALIA FRANCO. Esta Política es de estricto cumplimiento por parte de NATALIA FRANCO, sus administradores, empleados en Colombia o donde NATALIA FRANCO desarrolle su objeto social y terceros que obran en nombre de NATALIA FRANCO.

• ÁMBITO DE APLICACIÓN

1. Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se debe de manera previa, informar al titular y solicitar su autorización. En este caso los responsables y encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la ley de Habeas Data.
2. Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y la defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control de lavado de activos y la financiación del terrorismo.
3. Las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
4. Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
5. Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008 (Información financiera y crediticia).
6. Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993. (Censos de población y vivienda).

• PRINCIPIOS EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

• Principio de Legalidad: El tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que las desarrolle.
• Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados que induzcan a error.
• Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento s0lo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento y/o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

•  DEFINICIONES

Las siguientes definiciones permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección de los datos personales, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales, determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
• Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
• Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Fraude Externo: Actos, realizados por una persona externa a la entidad, que buscan defraudar, apropiarse indebidamente de activos o información de la misma para beneficio propio o de un tercero, o incumplir normas o leyes.

Fraude Interno: Actos que de forma intencionada buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la entidad, información confidencial, información propia de NATALIA FRANCO o incumplir normas o leyes, en los que está implicado, al menos, un funcionario de la entidad con beneficio propio o de un tercero.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

•  BASES DE DATOS

En el tratamiento de los datos contenidos en las bases de datos, NATALIA FRANCO actúa en calidad de “RESPONSABLE” en relación con las bases de datos que recauda y frente a las cuales toma las decisiones sobre el tratamiento de los datos. NATALIA FRANCO contará con las bases de datos que considere pertinentes para el desarrollo de su objeto social.

• CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

•  REGISTRO DE LAS BASES DE DATOS

De conformidad con lo establecido en el Decreto 886 de 2014 y Decreto 090 de 2018, NATALIA FRANCO se acogerá a lo allí establecido y las bases de datos serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.

•  AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

De acuerdo con el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, NATALIA FRANCO como responsable del tratamiento ha elaborado un modelo de “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” el cual en el momento de la recolección de los datos personales solicitará al titular la correspondiente autorización para el tratamiento de los mismos y se le informará cuáles son los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por NATALIA FRANCO, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a NATALIA FRANCO cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: Por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular, que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a NATALIA FRANCO la autorización respectiva.

NATALIA FRANCO ha establecido un canal para que el titular de los datos pueda en todo momento solicitarle como responsable del tratamiento, la actualización, supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento de los mismos, siempre y cuando no exista una relación legal o comercial que exija la permanencia del dato.

•  AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES^[1]

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

1. La autorización debe ser explícita.
2. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
3. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

•  RESPONSABILIDADES

Toda persona que tenga acceso a bases de datos y/o tenga relación en cumplimiento con el objeto social de NATALIA FRANCO es responsable a título personal y de la calidad en la que actúe, por lo que debe dar cumplimiento a la presente política.

La Política para el Tratamiento de Datos Personales, es aplicable a la información personal contenida en las bases de datos que se encuentran bajo custodia de NATALIA FRANCO, en su condición de responsable y/o encargado, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas aplicables, las cuales están alineadas con las buenas prácticas internacionales en la materia.

Para cumplir con la relación contractual y/o convencional de NATALIA FRANCO, el titular o representante de los datos personales, es posible que la información sea entregada o compartida con proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la ley, tales como proveedores, instituciones y/o profesionales de diferentes saberes académicos, call centers, actividades de producción y posproducción de películas cinematográficas videos, programas, anuncios y comerciales de televisión distribuidores y profesionales, edición de periódicos, revistas y otras publicaciones periódicas, actividades de producción y posproducción de películas, cinematográficas videos, programas, anuncios y comerciales de televisión entidades del sistema de seguridad social o entes de control, servicios profesionales para efectuar estadísticas, cálculos actuariales, desarrollo de software, pruebas de conocimiento o psicológicas, y cualquier otra actividad para llevar a cabo el objeto social de NATALIA FRANCO siempre que su información sea entregada o compartida con los anteriores mencionados; NATALIA FRANCO se asegurará de establecer unas condiciones que vinculen a quien obtenga o haga uso a las políticas de privacidad de estas, de tal forma que la información personal de los titulares se encuentre protegida, así mismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad con el funcionario para el manejo de la información y obligaciones responsables cuando el tipo de entrega lo amerite. Para el efecto, NATALIA FRANCO garantizará que en todas las relaciones comerciales y contractuales en donde se transmita o transfiera dado el caso información personal, la otra parte garantice las buenas prácticas de información y tratamiento de datos personales a los que acceda en cumplimiento de la relación contractual o convencional.

•  OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

Es la persona encargada de liderar el programa de protección de datos personales a través de:

• Asesorar y sensibilizar a los empleados en relación con el programa y las principales obligaciones en su ejecución y desarrollo;
• Emitir conceptos y dar respuesta a las inquietudes y requerimientos sobre protección de datos personales a nivel interno y externo, así como asesorar sobre los asuntos relacionados con el manejo de información personal;
• Realizar el seguimiento de las normas sobre protección de datos personales y realizar las adecuaciones pertinentes al programa para procurar su cumplimiento;

Gestionar y liderar el proceso de actualización de bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos y realizar los reportes legales que los entes de control soliciten.

• FINALIDADES NECESARIAS Y LEGITIMAS QUE LE PERMITEN A NATALIA FRANCO EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

En relación con los clientes, proveedores y terceros en general, la información personal será utilizada con los siguientes fines:

• Generar y mantener una eficiente y adecuada comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el titular de la Información.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de NATALIA FRANCO.
• Cumplir con los procesos internos de NATALIA FRANCO, en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;
• Soportar procesos de auditoría interna o externa;
• Dar cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas por NATALIA FRANCO, con los titulares de la Información.
• Para los Procesos de archivo y actualización de bases de datos internas de NATALIA FRANCO.
• Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el titular de la Información.
• Evaluar y examinar la calidad de los servicios ofrecidos por el titular de la Información.
• Realizar estudios internos sobre los hábitos del titular de la Información.
• Enviar a través de medio seguro de la información en Colombia y a otros países en donde por temas de contingencias se tengan “back-ups” o respaldos de la información.
• Transmitir ofertas de productos, servicios e información general que puedan ser útiles o adecuados, relacionados con NATALIA FRANCO.
• Transmitir los datos que el gobierno nacional y/o las autoridades requieran, en cumplimiento de la legislación tributaria, contable y fiscal, en general, la finalidad que la ley establezca.
• Enviar las modificaciones que se puedan presentar en las Políticas de Tratamiento de la Información adoptadas por NATALIA FRANCO.
• Demás usos administrativos, comerciales, de publicidad y de acuerdo a lo acordado entre el titular de la información y NATALIA FRANCO.

En lo que tiene que ver con el uso y tratamiento dado a los datos personales de empleados y ex empleados, éstos, además de los usos antes señalados, se circunscriben al ámbito meramente laboral y eventualmente serán compartidos con otras sociedades o entidades cuando esto sea necesario para cumplir con las disposiciones legales en el régimen laboral y de protección de datos personales.

• USO, FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DATOS SENSIBLES

NATALIA FRANCO como entidad respetuosa de la privacidad de las personas, reconoce que como titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en cuenta en todo caso para ello sus responsabilidades, derechos y obligaciones.

En virtud de la relación que se ha establecido con NATALIA FRANCO, es importante que el titular conozca que NATALIA FRANCO recolecta, registra, almacena y usa sus datos personales, con la finalidad para la cual fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas autorizadas para ello.

NATALIA FRANCO realizará el tratamiento, es decir, recopilar, almacenar, usar, circular, transmitir, transferir y compartir con los aliados, terceros, visitantes, aliados estratégicos, desarrolladores de aplicaciones móviles y web, patrocinadores de eventos, terceros, servicios y actividades de NATALIA FRANCO, de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el titular, la presente Política de Tratamiento, la ley o las entidades públicas autorizadas para cumplir en especial las actividades propias de su objeto social, como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los servicios/productos de NATALIA FRANCO, entre otros.

El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.

NATALIA FRANCO también podrá tratar los datos personales de acuerdo con las autorizaciones dadas por los titulares, cuando éstas sean requeridas, para los siguientes fines:

1. Ejecutar las actividades propias de NATALIA FRANCO para cumplir con la ley, sus obligaciones contractuales y su objeto social con base en las finalidades establecidas en la autorización y en la presente Política de protección de datos.
2. Ofrecer los productos, servicios, beneficios, eventos, seminarios, talleres, capacitaciones, realizar actividades de fidelización, encuestas, y en general para que exista una comunicación más eficiente que busca dar a conocer los productos/servicios de NATALIA FRANCO, lo cual puede hacerse por medios físicos o digitales.
3. Registro fotográfico y/o audiovisual durante todos los eventos, servicios y actividades de NATALIA FRANCO, con el fin de publicarlo, generar y publicar noticias en los diferentes medios de comunicación, en portales y en redes sociales de NATALIA FRANCO. En todo caso, se respetarán los derechos de autoría y propiedad intelectual de las piezas utilizadas en material promocional o publicitario, sin que esto suponga retribución y/o compensación económica alguna.
4. Enviar la información a autoridades por exigencia legal o judicial.
5. Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales), consultar las centrales de información o de riesgos, Lista OFAC (Clinton), Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN y demás fuentes de información disponibles con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los datos y NATALIA FRANCO.
6. Compartir, transmitir o transferir los datos personales a entes de control interno o externos de NATALIA FRANCO.
7. Registrar los datos personales de empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos), patrocinadores, expositores y demás terceros vinculados a los eventos y actividades de NATALIA FRANCO, en las bases de datos de NATALIA FRANCO, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar.
8. Para verificación de referencias de empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos.
9. Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizado mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los visitantes y registros de audiencia, NATALIA FRANCO podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes, estadísticas que cumplan con los objetivos señalados o realizar encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados.
10. Transferir, transmitir o compartir a nivel nacional y/o internacional los datos tratados a los aliados, terceros y patrocinadores de los eventos, servicios y actividades de NATALIA FRANCO para que los mismos promocionen su presencia y realicen seguimiento de la misma en el evento (s) y establezcan relaciones comerciales de diferente índole con los titulares de los datos personales.
11. Dar información relevante de los productos y servicios proporcionados NATALIA FRANCO.
12. Realizar procesos exitosos de transformación digital.
13. Generar oportunidades colectivas de aprendizaje y fortalecimiento de trabajo en equipo.
14. Generar e implementar ideas innovadoras en la organización interna o externa.
15. Desarrollar habilidades de liderazgo de equipos de trabajo.
16. Aumentar el compromiso y el interés de los equipos de trabajo, mejorar su productividad y ayudar a la rentabilidad de la organización.
17. Ofrecer un acompañamiento y asesoría constante en todas las fases de los distintos procesos organizacionales y las distintas áreas que requieran el cambio.
18. Asesorar en la definición y preparación de la “Visión del cambio”; concientizar y sensibilizar sobre la importancia y beneficios de una correcta adaptación al cambio; definir una estrategia de comunicación en la que se puede utilizar datos sensibles como los son los datos biométricos, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
19. Acompañar la implementación del plan de gestión de cambio, identificación de victorias tempranas, gestión de la resistencia al cambio y posterior medición del plan.
20. Generación road map, (plan de programación u hoja de ruta ​ es una planificación del desarrollo de un software con los objetivos a corto y largo plazo).
21. Fortalecer plan de gestión, medición de avances.
22. Elaboración, Análisis y Validación del Plan Estratégico.
23. Presentación, sustentación y entrega de productos finales.

Para el manejo interno de los datos, estos podrán ser conocidos por el personal autorizado de NATALIA FRANCO.

NATALIA FRANCO podrá, si lo requiere, subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los datos personales en los términos exigidos por la Ley y en su condición de encargados del manejo de las bases de datos de NATALIA FRANCO.

•  FINALIDADES TRATAMIENTO PARA EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y SUS FAMILIAS

18.1  Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual:

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, NATALIA FRANCO procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles. Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

• Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, así como al cumplimiento y finalidad de conservación y disposición final de la información.
• Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato.

Fines estadísticos o históricos.

• FINALIDADES TRATAMIENTO PARA CLIENTES, PROVEEDORES

NATALIA FRANCO realiza tratamiento de datos personales, entre otros, recolecta, compila, almacena, consulta, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere, circula, divulga, datos personales, antes, durante y/o con posterioridad a la relación contractual Se utilizarán para complementar el desarrollo de los contratos de prestación servicios correspondientes, haciendo seguimiento al comportamiento comercial de los mismos. Además, intercambiar información para facilitar el conocimiento de los servicios que ofrece NATALIA FRANCO; así como también, hacerlos partícipes de actividades o campañas comerciales que puedan resultar de su interés, así como las siguientes finalidades:

• Envío de comunicaciones, ofertas u orden de compra para la realización de gestiones para llevar a cabo las etapas precontractuales, contractual y poscontractual.
•  Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
• Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
• Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
• Cumplir con exigencias judiciales.
• Actividades de mercadeo y/o promoción de servicios de terceros o con terceros.

Y, en general la prestación de los servicios ofrecidos por NATALIA FRANCO en cumplimiento del objeto social.

•  TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS – NIÑAS Y ADOLESCENTES

NATALIA FRANCO en cumplimiento de la Ley 1098 de 2006 sobre infancia y adolescencia, de la Ley 1581 de 2012 y de los derechos constitucionales de asociación y de información, reconoce que los menores de edad tienen la posibilidad de que éstos adquirieran la condición de usuarios de los productos y servicios de NATALIA FRANCO, siempre y cuando actúen a través de o debidamente representados por sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que debe ser valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto.

NATALIA FRANCO asume la obligación de respetar y brindar las garantías para que los menores de edad, que tengan la condición de usuarios, puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información, como lo consagra la Ley 1098 de 2006.

En cumplimiento de la normatividad colombiana respecto a menores de edad y del proceder responsable a que está obligada NATALIA FRANCO, para con la sociedad, asumimos los siguientes compromisos:

• Excluir de nuestro sistema de información a cualquier persona menor de edad, que haya afirmado tener una edad superior a está, en el momento de registrarse como usuario.
• Dar a conocer a las autoridades de cualquier situación delictiva de la que tenga conocimiento que ponga en peligro la integridad de un menor de edad. Para ello brindará toda la colaboración que requieran los órganos de seguridad del Estado.
• Los menores que se encuentren interesados en adquirir nuestros servicios, usando medios de pago electrónico, deberán realizar la transacción económica de carácter electrónico a través de sus padres o representantes, previo registro y contratación con esto.

• DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS[2]

Los siguientes derechos que le asisten como titular en relación con sus datos personales:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización, otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Para el caso de datos de niños, niñas o adolescentes, su tratamiento se realizará cuando: i) responda a un interés superior de los menores de edad y ii) se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Dentro del principio de la buena fe constitucional, quien afirme tener autorización, o afirme ser representante legal del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada por el representante legal del menor teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

•  PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR DE DATOS

Los derechos de los titulares establecidos podrán ser ejercidos ante NATALIA FRANCO por las siguientes personas^[3]:

1. Por el titular de los datos, quien deberá acreditar ante NATALIA FRANCO su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que se ponen a su disposición.
2. Por los causahabientes del titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante NATALIA FRANCO.
3. Por el representante y/o apoderado del titular de los datos, previa acreditación ante NATALIA FRANCO de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el reclamo ante NATALIA FRANCO es un requisito de procedibilidad para poder instaurar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

De acuerdo con lo previsto en la ley 1581, en sus artículos 14 y 15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como titular de los datos, podrá utilizar ante NATALIA FRANCO los procedimientos que se establecen a continuación:

22.1 Procedimiento para Consultas/solicitudes

Los titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de NATALIA FRANCO como responsable y/o encargada del tratamiento, suministrará la información solicitada que se encuentre contenida en las bases de datos o la que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará a través del canal que para dicho efecto ha sido habilitado por NATALIA FRANCO, es decir, mediante comunicación electrónica.

El término máximo para atender la consulta será de treinta (30) días calendario contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si la consulta resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la consulta. Si la consulta está completa, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “Solicitud en trámite” y el motivo de la misma, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que la consulta sea resuelta.

22.2 Procedimiento para Reclamos

Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de NATALIA FRANCO debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante NATALIA FRANCO como responsable y/o encargada del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a NATALIA FRANCO, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
2. Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del titular de los datos. El reclamo se formulará a través del canal que para dicho efecto ha sido habilitado por NATALIA FRANCO, es decir, mediante comunicación electrónica.
3. Si el reclamo resulta incompleto, NATALIA FRANCO requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
4. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación del reclamo realizado por NATALIA FRANCO, sin que el solicitante presente la información requerida, NATALIA FRANCO entenderá que se ha desistido del reclamo.
5. En caso de que quien reciba el reclamo en NATALIA FRANCO no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
6. Una vez NATALIA FRANCO reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
7. El término máximo para atender el reclamo por parte de NATALIA FRANCO será de treinta (30) días calendario contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo.

Cuando no fuere posible para NATALIA FRANCO atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

22.3 Revocatoria de la autorización y/o supresión del datos

De acuerdo con el artículo 18 del Decreto 1377 de 2013, NATALIA FRANCO ha dispuesto un mecanismo a través del cual el titular puede, en todo momento y siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar a NATALIA FRANCO la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que le ha otorgado para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una solicitud escrita dirigida a NATALIA FRANCO a través del canal habilitado, es decir mediante comunicación electrónica.

Si vencido el término legal respectivo, NATALIA FRANCO no elimina sus datos personales de las bases de datos, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

• DESIGNACIÓN DE PERSONA ENCARGADA DEL TRÁMITE PARA QUE EL TITULAR DE LOS DATOS EJERZA SUS DERECHOS DE PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS Y CANAL HABILITADO

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través del canal que han sido habilitados por NATALIA FRANCO para dicho efecto, el cual es la siguiente dirección de correo electrónico: consultora@nataliafranco.com.co dirigido al Oficial de protección de datos indicando como asunto “Solicitud o Requerimiento Protección de Datos Personales”.

• DEBERES DE NATALIA FRANCO COMO RESPONSABLE/ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

NATALIA FRANCO como responsable del tratamiento de datos personales debe^[4]:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley y en la presente política.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

•  AVISO DE PRIVACIDAD:

En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el numeral 3 y el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, y teniendo en cuenta la imposibilidad de solicitar autorización en forma individual, NATALIA FRANCO informa que hace uso del mecanismo alternativo establecido en el citado numeral y manifiesta que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines contractuales, comerciales y de fidelización, descritos en la misma Política de Tratamiento.

Si Usted desea conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos, agradecemos se comunique dentro de los 30 días siguientes a la publicación del presente aviso al celular 3148327140 o al correo electrónico consultora@nataliafranco.com.co

Si decide no hacerlo, vencido el respectivo plazo, consideraremos autorizado el tratamiento de sus datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del derecho que asiste al titular de información en cualquier tiempo de consultar, conocer, actualizar sus datos personales, o solicitar su supresión o rectificación.

•  GRABACIONES, FILMACIONES, USO DE IMAGEN, ESTRATEGIAS DE COMUNICACIONES

Los titulares autorizan a NATALIA FRANCO para hacer uso de fotografía, registro de voz o toma de video, este material tendrá un buen manejo y uso por parte de NATALIA FRANCO y no generará ninguna remuneración económica para mí.

Además, autorizo a NATALIA FRANCO para publicar esta información en los medios que considere pertinente. NATALIA FRANCO brindará especial protección a los datos sensibles, de empleados, participantes de conferencias y eventos en los que organice o haga parte NATALIA FRANCO asi mismo NATALIA FRANCO cuenta con mi autorización para la utilización, reproducción, transmisión, retransmisión de mi imagen que realice NATALIA FRANCO por cualquier, medio, la fijación de la misma en proyecciones, video, gráficas, textos, filminas y todo el material suplementario de las promociones, campañas y/o publicaciones con fines académicos, institucionales y comerciales; estableciendo que se utilizará única y exclusivamente para los fines antes señalados. No existe ningún límite de tiempo en cuanto a la vigencia de esta autorización; ni tampoco existe ninguna especificación geográfica en cuanto a dónde se puede distribuir este material.

• MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

De haber cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del responsable y/o encargado y a la finalidad del Tratamiento de datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que ha sido otorgada a NATALIA FRANCO, se comunicarán estos cambios a más tardar en el momento de la implementación de las nuevas políticas.

•  TIEMPO DE CONSERVACIÓN DATOS PERSONALES

Las bases de datos administradas por NATALIA FRANCO se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario, para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, laboral, contable y en cumplimiento de su objeto social; pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de NATALIA FRANCO o una obligación contenida en un contrato entre NATALIA FRANCO y el titular.

[1] Cuando se trate de datos personales de niños, niñas y adolescentes deberán ser aceptadas por parte del representante legal del menor y/o tutor.

[2] Ley 1581 de 2012, en su artículo 8.

[3] Decreto 1377, artículo 20

[4] Artículo 17 de la Ley 1581